Cómo controlar la agenda antes de que ella te domine a ti
Más productividad y menos estrés
Estar pensando todo el día que no se tiene tiempo suficiente es limitante y genera estrés en sí mismo
Pensar en la lista de tareas que hay que acometer cada día provoca ansiedad, estrés y agotamiento
Aburrirse es casi un arte en el siglo XXI. Pese a que el ritmo diario no deja mucho espacio a ello, existen estudios que relacionan este estado con una mayor creatividad. Sin embargo, dedicar una pequeña parte del tiempo a no hacer nada es algo poco aceptado actualmente, aunque, en dosis controladas, cuenta con beneficios que van desde una mayor productividad a identificar qué no va bien en nuestra vida.
Por el contrario, la pauta más repetida en la forma de vida contemporánea son agendas repletas, con expectativas que exceden de la realidad del tiempo. Las consecuencias de no llegar a todo son bien conocidas. Ansiedad, estrés y agotamiento son solo algunos de los síntomas cuando la agenda es la que roma el control. “El tiempo no se puede gestionar, tenemos el que tenemos (24 horas al día), y no es posible añadir más. Lo que si podemos hacer es gestionar nuestra atención y energía”, comenta el experto en productividad y programador David Torné.
La ansiedad llega a interferir en la vida diaria si no podemos tenerla bajo control. Shutterstock
Ponerse en situación
La primera cuestión a analizar es qué nos lleva a sobrecargarnos de tareas. En un reciente artículo publicado en el New York Times, Olga Meckins apuntaba a que una de las razones para estar siempre ocupados se relaciona con el ego: “Estoy muy ocupado porque soy muy importante”. Algo que también puede indicar una evasión ante ciertos aspectos de la realidad personal. Para poder valorarlo, hay que aprender a controlar las tareas de la jornada, y contar con las herramientas para conseguirlo.
Si nada más despertar, el pensar en la lista de tareas que hay que acometer en el día provoca desasosiego, existe un problema. “Siempre tenemos más cosas que hacer que tiempo. Tanto tareas formales, aquellas que forman parte de tu trabajo, como las colaterales, las que se realizan para prepararlo. Una vez asimilado esto sólo nos queda decidir a qué asunto dedicamos nuestra atención en cada momento del día para darle solución”, explica Torné. Resolver el problema parece simple, pero solemos poner resistencia, bien por no saber cómo afrontar una organización óptima o por la incapacidad para mantener la concentración.
Asimismo, tampoco ayuda estar pensando todo el día en que no se tiene tiempo suficiente. “Es una creencia limitante y un factor que genera estrés en sí mismo. Te convences a ti mismo que tu falta de capacidad depende de un factor externo y que tú no puedes hacer nada para remediarlo. Descartas la idea de que, con tu intervención, cambiando la forma de organizarte puedas cambiar las cosas”, analiza Torné.
Poner atención
¿Qué se opone a la gestión óptima?
Los dispositivos electrónicos están imponiendo una forma de vida en la que las distracciones son una constante. artiemedvedev / Getty Images
¿Cuenta las veces en que las notificaciones en el smartphone son motivo de interrupción de una tarea? Esta es una de las barreras más comunes a la productividad. “La tecnología moderna y los smartphones están imponiendo una forma de vida en la que las distracciones son una constante. El correo electrónico, las notificaciones de redes sociales, los wasaps y las alertas compiten por capturar tu atención a cada segundo. Te acostumbras a ir saltando de tarea en tarea cada pocos minutos”, indica Francisco Sáez, ingeniero y Seo del portal de productividad personal Facile Things.
Pero no son las únicas cosas que interfieren en nuestro quehacer diario. “Las tareas de bajo o nulo valor son otro de los principales ladrones de atención. Pero también las acciones fuera de lugar, como dedicarte a asuntos de menor relevancia por ser más cómodos de realizar cuando deberías estar trabajando en las tareas importantes”, comenta Torné.
Ladrones de atención
Nos dedicamos a asuntos de menor relevancia más cómodos en vez de acometer las tareas importantes
Para dejar a un lado las distracciones la indicación es clara: poner la atención plena en aquello que se está haciendo. Se trata de la técnica esencial con la que funcionan prácticas como el mindfulness. “La atención es algo que hay que entrenar; la avalancha de interrupciones produce el efecto contrario, deteriora la capacidad de concentración”, explica Sáez. Algo en lo que coincide también Torné, que indica que una gestión óptima del tiempo consistiría en saber en qué centrar la atención en cada momento.
Esto implica conocer las horas en las que somos más productivos. Porque acometer una tarea que requiere esfuerzo y concentración cuando estamos en horas bajas acabará con las reservas de energía y no se desarrollará satisfactoriamente. “En las horas de mayor rendimiento realizamos las acciones, tareas y proyectos más exigentes a nivel de atención; el resto de la jornada se acometen las de menor factor creativo, las más automáticas o burocráticas”, recomienda el experto en productividad.
Cómo organizar la agenda
Tres pasos para mejorar la productividad
La teoría está clara, pero puede que surjan problemas al intentar aplicarla y organizar de forma eficiente el tiempo. Por ello, se han sistematizado métodos para mejorar la productividad dejando fuera el estrés. “Disponer de un sistema de productividad personal cómo Getting Things Done (GTD) permite saber qué hacer en cada momento: cuando dispones de mayor energía, pero también en los ratos libres inesperados a causa de la cancelación de una reunión, o durante la espera en un aeropuerto”, comparte Torné.
En realidad se trata de disponer de un conjunto de herramientas que integran desde la captura de todo aquello que llama la atención, hasta organizar los resultados para hacer lo adecuado en cada momento. “Recomiendo capturar, procesar y realizar una revisión diaria (de tu agenda). Estos tres hábitos son la forma más sencilla de alejar el estrés y obtener una cierta calma mental”, expone Torné. Y detalla cada paso:
1. Capturar
Consiste en anotar todo lo que tienes que tener en cuenta, para no retenerlo en la mente, lo que consigue generar cierta sensación de tranquilidad y evitar olvidos.
2. Procesar
Una vez al día toca procesar o tramitar todo lo anotado, así como las cuentas de correo y otras bandejas de entrada de mensajes. Se trata de decidir qué hacer con cada elemento, ya sea realizar una acción, actualizar la agenda, archivarlo o borrarlo.
3. Revisar
La revisión diaria conviene realizarla al final del día. Es necesario dedicar 10 minutos a revisar las tareas del día siguiente, actualizar las que hay pendientes, y la agenda.
“Para ponerlo en práctica, lo principal es hacerse con un bloc de notas y un bolígrafo para apuntar todo lo que hay que tener en cuenta. También funcionan aplicaciones como Evernote, que me permite llevar conmigo toda la documentación de mis proyectos y me sirve como bandeja de entrada digital”, comparte el experto en productividad.